چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسیم؟

باید های یک ایمیل حرفه ای!

شاید کمتر افرادی را بشود پیدا کرد که از نحوه ی نگارش ایمیل خود کاملا راضی و مطمئن باشند. امروزه، میلیون ها ایمیل روزانه بین انسان ها رد و بدل می شود و نگارش مطلوب و اسلوب مخصوص آن به چندین عامل وابسته است که بین همگان پذیرفته شده می باشد.

برای مثال، در یک محیط پویا مانند محیط های تجاری که ارتباطات رسمی و مکتوب اهمیت بیشتری پیدا میکنند، چگونه می شود مطمئن شد که متن ایمیل یک فرد حرفه ای است؟ چه چیزی باید در ایمیل نوشت؟ چطور می میتوان مطمئن شد که متن نوشته شده، آماده ارسال است یا خیر؟

اجازه بدهید تعدادی از قوانین پذیرفته شده در این باب را برای شما بازگو کنیم. این قوانین به شما این اعتماد به نفس را می دهد که مطمئن شوید که ایا ایمیل شما، محتوا و پیامتان را به شکل مناسبی مکاتبه میکند یا خیر.
درصورتی که می خواهید ایمیل کاری ارسال می کنید یا صرفا متعجب اید که چرا ایمیل های شما، بازخورد مناسبی ندارد، این پست به شما نشان می دهد چگونه یک ایمیل حرفه ای بنویسید.

1. با یک احوال پرسی حرفه ای شروع کنید.

در ارسال ایمیل ها، اولین تاثیری که بر مخاطب می گذارید مهم و کلیدی است. الزامیست که مخاطب یا گیرنده را به شکل مناسبی مورد خطاب قرار دهید.

به صورت معمول، ایمیل ها با “Dear —–,” شروع می شوند. شروع بدین شکل تضمین میکند نامه ی شما فضایی نسبتا رسمی دارد. اگر اسم/فامیل مخاطب را نمی دانید، حتما از جایگاه یا منصب شغلی آن فرد استفاده کنید.

برای مثال، (Dear Hiring Manager). اگر این اطلاعات را نداشتید، ایمیلتان را با این دو گزینه  زیر شروع کنید

 (Dear Madam/Sir; To Whom It May Concern).

از احوال پرسی های غیررسمی مثل کلمه ی Hi پرهیز کنید مگر مخاطب دوست و یا آشنای شما باشد.

2. محکم و شفاف شروع کنید.

اگر گیرنده شما را نمی شناسد، خودتان را کامل در پاراگراف اول معرفی و توصیف کنید.

اگر گیرنده شما را می شناسد، دلیل ارسال ایمیل را مشخص کنید. برای مثال، معمولا این نوع جمله را به شکل زیر شروع می کنند.

(“I am writing to inquire about…” or “I’m writing to propose…”).

تا حد امکان، خواست خود را در انتهای یک ایمیل طولانی مطرح نکنید. سعی کنید موضوعیت و هدف ارسال ایمیل را در ابتدا شفاف مطرح کرده و سپس با احترام دلایل مورد نظر خواسته خود را ضمیمه کنید. بدین شکل، می توان انتظار پاسخ سریع را داشت.

3. متن ایمیلتان را حرفه ای ببندید.

از خواننده بخاطر مدت زمانی که به متن شما اختصاص داده، ابراز سپاسگزاری کنید و قبل از اینکه اسم خودتان را در انتها قرار دهید، از کلمات اختتامیه مثل “Sincerely”  و یا “Best Regards” استفاده کنید.

نکات مهم

اطلاعات زیر به شما کمک میکند ایمیتان را بهتر از همیشه بنویسید. نکات زیر را جهت تضمین یک نتیجه ی مطلوب با تاثیر اولیه بهتر در نظر بگیرید.

الف: گزیده گویی و اختصار یک مهارت است.

در این زمینه، شکسپیر بهترین توصیه را مطرح میکند: “گزیده گویی، جان خرد شماست.” به عبارت دیگر، یک نوشتار متاثرکننده همیشه کوتاه و مختصر است.

گیرنده ی ایمیل شما، فرد پرمشغله ای است و بلاشک از جان کلام متن شما سپاسگزارتر خواهد بود تا طوماری از اطلاعات مطرح شده در آن.

همی دور مانی ز رسم کهن

براندازه باید که رانی سخن

ب: فرمت ایمیل خود را درست کنید

کوتاه سخن، اگر چندین پاراگراف در متن ایمیل دارید، از فاصله یا شکست بین پاراگراف استفاده کنید. بهتر است هر پاراگراف دو الی سه جمله داشته باشد. بدین شکل، متن قابل خواندن و چشم نواز است.

ج: گرامر و دستور زبان را با وسواس رعایت کنید.

در صورتی که متن خود را بدون بازنگری ارسال کنید، مطمئن باشید اشتباهات گرامی و خطاهای املایی هم نشین متن شما خواهند بود و در نتیجه نه تنها تاثیر اولیه خوبی نخواهید گذاشت بلکه عدم جزئی نگری و غیرحرفه ای بودن شخص را تلقی میکند.

بعد از نگارش متن، حداقل پنج دقیقه به خود وقت دهید و متن را دوباره بخوانید. از دوست یا همکاری صمیمانه بخواهید متن شما را بخواند و بازنگری کند. ایمیل را با صدای بلند برای خودتان بخوانید.

نتیجه

در صورتی که ایمیلتان مهم و حیاتی است، بهتر است یک ویراستار قبل از ارسال آن را بررسی کند. لازم می دانیم خواننده را به برگه خدمات ارجاع دهیم بلکه ویراستاری را از منظر و زاویه دید گروه ویراستاری هردات مشاهده کند.